Strona głównaPytania klientów
Pytania, które padają najczęściej
Dwadzieścia jeden odpowiedzi o tym, jak wygląda współpraca z nami: od pierwszej rozmowy, przez rozliczenia, po to, co dzieje się z dokumentacją, gdy współpraca się kończy.
Zanim zaczniemy
Od czego zaczyna się współpraca?
Od bezpłatnej rozmowy, która trwa godzinę. Pytamy o skalę działalności, systemy i to, co Państwa niepokoi. Wychodzimy z niej z propozycją zakresu albo z informacją, że nie jesteśmy właściwym dostawcą do tej sprawy. Zdarza się i to drugie.
Czy trzeba mieć cokolwiek przygotowane?
Nie. Bywa, że organizacja odkłada rozmowę, bo „najpierw musimy się ogarnąć”. To odwrócona kolejność: właśnie po to jesteśmy, żeby ustalić, co i w jakiej kolejności ogarniać. Wystarczy ogólne pojęcie o tym, czym firma się zajmuje.
Ile czasu mija od rozmowy do rozpoczęcia pracy?
Zwykle od tygodnia do trzech, w zależności od tego, czy zakres jest oczywisty. Przy naruszeniu ochrony danych reagujemy tego samego dnia, także poza godzinami pracy. Artykuł 33 RODO daje na zgłoszenie organowi 72 godziny liczone od stwierdzenia naruszenia, nie od chwili, w której ktoś zdąży się sprawą zająć – i to przesądza o tym, że pierwsze godziny są najważniejsze.
Czy podpisujecie umowę o poufności?
Tak, i robimy to przed przekazaniem nam czegokolwiek. Jeżeli mają Państwo własny wzór, pracujemy na nim. Zobowiązanie wiąże także osoby, które od nas odeszły – ochrona informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa oraz danych osobowych nie kończy się wraz z umową ani z ustaniem zatrudnienia.
Jak pracujemy
Kto konkretnie będzie się nami zajmował?
Wskazujemy imiennie osobę prowadzącą i jej zastępcę, obie znają Państwa sprawę. To nie jest infolinia, na której za każdym razem trzeba tłumaczyć sytuację od nowa. Za każdą usługą stoi natomiast cały zespół, więc urlop czy choroba nie zatrzymują pracy.
Mamy już Inspektora Ochrony Danych. Czy to wyklucza współpracę?
Przeciwnie, to częsta sytuacja. Wspieramy inspektorów wewnętrznych tam, gdzie brakuje im czasu albo narzędzi: przy audytach, analizach ryzyka, ocenach skutków i obsłudze naruszeń. Inspektor zostaje na miejscu i zachowuje swoją rolę – ocena skutków pozostaje obowiązkiem administratora, a inspektor wydaje do niej zalecenia i monitoruje wykonanie, jak stanowią art. 35 ust. 2 oraz art. 39 RODO. Pilnujemy przy tym rozdziału ról: zespół, który przygotował rozwiązanie, nie ocenia go później.
Czy pracujecie poza Warszawą?
Tak, w całej Polsce. Większość pracy odbywa się zdalnie, ale audyt wymagający oględzin lokalizacji przeprowadzamy na miejscu. Przy organizacjach wielooddziałowych ustalamy, które lokalizacje bada się osobiście, a które na podstawie dokumentacji i rozmów.
W jakich językach prowadzicie dokumentację?
Po polsku i po angielsku. Klauzule informacyjne w serwisie, który udostępniamy, mogą mieć dowolną liczbę wersji językowych prowadzonych równolegle. Przy grupach z zagranicznym właścicielem to zwykle pierwsze pytanie, jakie pada.
Jak szybko odpowiadacie na pytania?
Sprawy bieżące w ciągu jednego dnia roboczego, sprawy wymagające analizy w ciągu trzech. Zgłoszenie naruszenia odbieramy również poza godzinami pracy i zajmujemy się nim tego samego dnia. Konkretne terminy zapisujemy w umowie, bo obietnica dostępności bez terminu jest tylko obietnicą.
Zakres i granice
Czy reprezentujecie nas przed UODO?
Prowadzimy korespondencję z organem, przygotowujemy wyjaśnienia i uczestniczymy w czynnościach kontrolnych – na podstawie pełnomocnictwa, którego Państwo udzielają, w zakresie dopuszczalnym w postępowaniu administracyjnym. Skarga do sądu administracyjnego rządzi się innymi regułami: pełnomocnikiem może tam być wyłącznie adwokat lub radca prawny, więc na tym etapie pracujemy z kancelarią, z którą współpracujemy od lat. Mówimy o tym na początku, a nie wtedy, gdy decyzja już przyjdzie.
Czy szkolicie zarząd?
Tak i uważamy to za osobny rodzaj szkolenia, nie za skróconą wersję tego dla pracowników. Zarząd potrzebuje wiedzieć, za co odpowiada osobiście i jakie decyzje musi zatwierdzić, a nie jak zabezpieczyć hasło. Przepisy NIS2 idą tu dalej niż RODO. Znowelizowana ustawa o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, obowiązująca od 3 kwietnia 2026, nakłada na kierownika podmiotu kluczowego lub ważnego obowiązek corocznego szkolenia, którego odbycie trzeba udokumentować, a odpowiedzialności za cyberbezpieczeństwo nie pozwala mu delegować. Za zaniechanie odpowiada osobiście, karą sięgającą trzykrotności rocznego wynagrodzenia.
Czy obsługujecie grupy kapitałowe?
Tak. Przy grupie kluczowe jest rozstrzygnięcie, które spółki są odrębnymi administratorami, gdzie występuje współadministrowanie, a gdzie powierzenie. Bez tego dokumentacja spółek zaczyna sobie przeczyć, a to pierwsza rzecz, jaką widać przy kontroli.
Czego nie robimy?
Nie prowadzimy księgowości, nie świadczymy usług informatycznych i nie wdrażamy systemów. Nie wydajemy również certyfikatów zgodności z RODO. Sam mechanizm certyfikacji przewidują art. 42 i 43 rozporządzenia, ale certyfikat może wystawić wyłącznie podmiot akredytowany, według kryteriów zatwierdzonych przez organ nadzorczy – my nim nie jesteśmy i nie zamierzamy być, ponieważ doradzanie i certyfikowanie tego samego klienta wzajemnie się wykluczają. Rzecz warta zapamiętania niezależnie od tego, z kim Państwo pracują: certyfikat, nawet wydany prawidłowo, nie zmniejsza odpowiedzialności administratora. Mówi o tym wprost art. 42 ust. 4.
Pieniądze i umowa
Jak się rozliczamy?
Stała obsługa w abonamencie miesięcznym, projekty jednorazowe ryczałtem po ustaleniu zakresu. Godzinowo rozliczamy tylko prace dodatkowe wykraczające poza umowę, po wcześniejszym uzgodnieniu. Nie doliczamy opłat za rozmowy telefoniczne ani za odpowiedzi na wiadomości.
Czy można kupić samą konsultację, bez stałej współpracy?
Tak. Godzina kosztuje 300 zł netto, a termin wybiera się z kalendarza. Dłuższe spotkanie ustalamy wcześniej i liczymy według tej samej stawki. Konsultacja jest dla przedsiębiorców i rozliczamy ją fakturą zbiorczą na koniec miesiąca. Osobno odpowiadamy bezpłatnie na pojedyncze pytania – pisemnie, w ciągu pięciu dni roboczych. Zasady obu form opisuje regulamin konsultacji.
Od czego zależy cena?
Od liczby procesów przetwarzania, liczby lokalizacji i systemów oraz od stanu wyjściowego dokumentacji. Organizacja, która ma aktualny rejestr czynności, płaci mniej, bo mniej trzeba odtwarzać. Wycenę podajemy po przeglądzie, nigdy przed.
Czy można wypowiedzieć umowę?
Tak, z zachowaniem okresu wypowiedzenia zapisanego w umowie, zwykle miesięcznego. Przy zakończeniu przekazujemy całą dokumentację w formie edytowalnej wraz z wykazem spraw w toku. Klient nie zostaje z plikami, których nie da się otworzyć bez naszego systemu.
Czy dokumentacja zostaje naszą własnością?
Tak. Majątkowe prawa autorskie do opracowań przygotowanych pod Państwa procesy – dokumentacji, wzorów, procedur – przenosimy w umowie, z wymienieniem pól eksploatacji, bo prawo autorskie wymaga tu formy pisemnej i konkretnego wskazania zakresu. Zastrzegamy jedynie prawa do własnych narzędzi i metodyki, którymi się posługujemy; korzystanie z tego, co na ich podstawie powstało, pozostaje Państwa prawem także po zakończeniu współpracy.
Bezpieczeństwo i nasze systemy
Gdzie trzymacie nasze dane?
Na serwerach w Europejskim Obszarze Gospodarczym, w środowisku, do którego dostęp mają wyłącznie osoby przypisane do Państwa sprawy. Dostęp jest rozliczany i przeglądany okresowo. Wykaz podprocesorów, czyli dostawców uczestniczących w obsłudze, przekazujemy wraz z umową powierzenia i zgłaszamy każdą jego zmianę; gdyby któryś przetwarzał dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, wskazujemy podstawę takiego przekazania. Chętnie pokazujemy, jak to jest zorganizowane.
Czy musimy korzystać z waszego systemu?
Nie. eAURA jest udostępniana, gdy klient tego chce, ale prowadzimy dokumentację również w plikach albo w systemie, którego Państwo już używają. Wymuszanie własnego narzędzia jest wygodne dla dostawcy i uciążliwe dla klienta przy zmianie dostawcy.
Co się stanie z danymi po zakończeniu współpracy?
Przekazujemy komplet dokumentacji, a potem – zależnie od Państwa decyzji – dane usuwamy albo zwracamy i kasujemy pozostałe kopie, w terminie zapisanym w umowie powierzenia. Wyboru dokonuje administrator i tak wynika z art. 28 ust. 3 lit. g RODO. Kopie zapasowe wygasają we własnym cyklu, którego długość podajemy w umowie; nie twierdzimy, że znikają w tej samej sekundzie co dane produkcyjne, bo tak to nie działa u nikogo. Zachowujemy wyłącznie to, czego wymagają przepisy, przede wszystkim dokumenty księgowe. Z usunięcia sporządzamy protokół.
Czy podpisujecie umowę powierzenia?
Tak, zawsze, gdy przetwarzamy dane w Państwa imieniu, i proponujemy ją z własnej inicjatywy na podstawie art. 28 RODO. Nie w każdej sytuacji jesteśmy jednak podmiotem przetwarzającym – przy części doradztwa oraz przy audycie występujemy jako odrębny administrator, bo o celach i sposobach przetwarzania decydujemy samodzielnie. Rolę rozstrzygamy przed rozpoczęciem pracy i zapisujemy w umowie. Jej pomylenie to jeden z częstszych błędów, jakie widujemy w cudzej dokumentacji.
Nie ma tu Państwa pytania?
Lista powstaje z pytań, które rzeczywiście padają, nie z tych, na które najłatwiej odpowiedzieć. Jeżeli czegoś brakuje, prosimy napisać. Odpowiemy, a pytanie prawdopodobnie tu trafi.
Pytania merytoryczne o poszczególne usługi znajdą Państwo na ich stronach: tam odpowiadamy na przykład, kiedy trzeba powołać Inspektora, ile czasu jest na zgłoszenie naruszenia i kto podlega przepisom NIS2.
Wolą Państwo zapytać osobiście?
Pierwsza rozmowa trwa godzinę i nic nie kosztuje.
