AURACO
eAURA
PLEN
Umów rozmowę

Strona głównaUsługiInspektor Ochrony Danych

Inspektor Ochrony Danych, za którym stoi zespół, a nie jeden etat

Przejmujemy funkcję IOD na zasadzie outsourcingu. Imiennie wyznaczona osoba, zgłoszona do PUODO, wspierana przez prawników i audytorów IT. Bez konfliktu interesów i bez przerw w obsłudze.

Zapytaj o wycenę
Umów rozmowę

Na czym polega problem

Inspektor z wewnątrz organizacji bywa w trudnym położeniu

Wyznaczenie IOD spośród pracowników wygląda na oszczędność, dopóki nie pojawi się pierwszy konflikt interesów. Inspektor, który podlega dyrektorowi sprzedaży, będzie miał trudność z zakwestionowaniem procesu, który ten dyrektor wdrożył.

Do tego dochodzi ciągłość. Jedna osoba idzie na urlop, choruje albo odchodzi, a obowiązki nie znikają. Termin z art. 33 biegnie także w weekendy, święta i w sezonie urlopowym.

Outsourcing rozwiązuje oba problemy: inspektor jest niezależny od struktury organizacyjnej, a za nim stoi zespół, nie pojedynczy etat.

Zakres obsługi

Co wchodzi w stałą współpracę

Pełnienie funkcji IOD

Imiennie wyznaczona osoba z naszego zespołu, zgłoszona do Prezesa UODO, działająca zgodnie z sekcją 4 RODO.

Dokumentacja i klauzule

Polityki, procedury, klauzule informacyjne i zgód, wzory umów powierzenia. Opracowywane i aktualizowane, nie tylko opiniowane.

Audyt wdrożeniowy i przeglądy okresowe

Na starcie pełne badanie stanu, potem cykliczne przeglądy weryfikujące, czy zalecenia weszły w życie.

Obsługa incydentów

Ocena ryzyka, decyzja o zgłoszeniu, korespondencja z organem. Reagujemy również poza godzinami pracy.

Szkolenia dla zespołów

Wstępne dla nowych osób, okresowe dla wszystkich, dedykowane dla ról kluczowych: kadr, informatyki, marketingu.

Analiza ryzyka i DPIA

Ocena skutków dla ochrony danych według naszej metodyki, ta sama skala co pozostałe ryzyka w organizacji.

Odpowiedzi na bieżące pytania

Stały kontakt mailem i przez Teams. Pytanie od kadr o retencję CV nie musi czekać na kwartalne spotkanie.

Weryfikacja procesorów

Ankiety dla dostawców, opiniowanie umów powierzenia, ocena podpowierzeń i transferów.

Dostęp do eAURY

Rejestr czynności, ewidencja upoważnień i rejestr incydentów w cenie obsługi, bez opłat licencyjnych.

Granica odpowiedzialności

Co przejmujemy, a co zostaje po Państwa stronie

Najczęstsza obawa przy powierzaniu funkcji brzmi: czy oddajemy kontrolę. Nie oddają jej Państwo, bo prawo na to nie pozwala. Administratorem pozostaje organizacja i to ona podejmuje decyzje. Poniżej podział, który zapisujemy w umowie.

Przejmujemy my

Praca, która pochłania czas i wymaga wiedzy specjalistycznej

Prowadzimy rejestr czynności i utrzymujemy go w zgodzie ze stanem faktycznym

Opiniujemy nowe procesy, systemy i umowy przed ich uruchomieniem

Prowadzimy analizy ryzyka i oceny skutków, gdy są wymagane

Odpowiadamy na żądania osób i prowadzimy korespondencję z organem

Oceniamy zdarzenia i przygotowujemy zgłoszenia naruszeń

Szkolimy zespoły i dokumentujemy, kto i kiedy był szkolony

Zostaje po Państwa stronie

Decyzje, których żaden doradca nie może podjąć za administratora

Decydujecie o celach i środkach przetwarzania, bo jesteście administratorem

Zatwierdzacie analizy ryzyka i przyjmujecie ryzyko, którego nie da się usunąć

Podejmujecie decyzję o zgłoszeniu naruszenia, my ją przygotowujemy i uzasadniamy

Zapewniacie środki techniczne, na które wskazujemy w rekomendacjach

Informujecie nas o zmianach w organizacji, zanim wejdą w życie

Odpowiadacie przed organem, bo tej odpowiedzialności nie da się powierzyć

Art. 38 ust. 3 RODO zakazuje wydawania Inspektorowi instrukcji co do sposobu wykonywania zadań i karania go za ich wykonywanie. To celowe: Inspektor ma formułować także niewygodne wnioski. Odpowiedzialność za decyzje pozostaje przy tym, kto je podejmuje.

Jak zaczynamy

Od podpisu do działającego inspektora w pięć dni roboczych

01

Rozmowa wstępna i wycena

Ustalamy skalę organizacji, liczbę procesów i stan dokumentacji. Rozmowa jest bezpłatna i nie zobowiązuje.

02

Umowa i powierzenie

Umowa o świadczenie usług wraz z umową powierzenia zgodną z art. 28 RODO. Na życzenie także osobne NDA.

03

Zgłoszenie inspektora do PUODO

Wyznaczamy imiennie osobę i zgłaszamy ją organowi. Od tego momentu obowiązki są realizowane.

04

Audyt wdrożeniowy

Pełne badanie stanu wyjściowego zakończone raportem z uchybieniami uszeregowanymi według ryzyka i planem naprawy.

05

Obsługa bieżąca

Realizacja planu, reagowanie na pytania i incydenty, przeglądy okresowe, szkolenia.

Model rozliczenia

Ryczałt zamiast liczenia godzin

Proponujemy stałą stawkę miesięczną bez limitu godzin. Okresy zwiększonej intensywności prac, takie jak audyt wstępny, obsługa rozbudowanego incydentu albo kontrola organu, realizujemy w ramach ryczałtu przez wewnętrzną priorytetyzację zadań.

Alternatywnie pracujemy z limitem godzinowym, jeżeli tak wolą Państwo rozliczać usługi doradcze. W obu przypadkach cena jest znana z góry.

Odpowiedzialność zabezpiecza polisa OC zawodowego z sumą gwarancyjną 5 000 000 zł.

Osoby pracujące w Auraco dysponują rozległą wiedzą branżową z zakresu ochrony danych osobowych oraz doświadczeniem biznesowym. Polecamy Auraco firmom, którym zależy na gwarancji realizacji usług na najwyższym poziomie.

Mercer (Polska) sp. z o.o.

z listu referencyjnego

Z bloga na ten temat

Pisaliśmy o tym szerzej

Wszystkie wpisy

Od czego zależy wycena

Od liczby procesów, lokalizacji i tego, czy istnieje już rejestr czynności. Zaczynamy od bezpłatnego przeglądu stanu faktycznego, bo wycena bez niego obarczona jest zbyt dużym błędem. Widełki podajemy po pierwszej rozmowie.

Pytania i odpowiedzi

Pytania, które słyszymy najczęściej

Kiedy trzeba powołać Inspektora Ochrony Danych?

Obowiązkowo w trzech przypadkach z art. 37 ust. 1 RODO: gdy dane przetwarza organ publiczny, gdy podstawowa działalność polega na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę, oraz gdy na dużą skalę przetwarzane są dane szczególnych kategorii lub dotyczące wyroków. Poza tymi sytuacjami powołanie jest dobrowolne, ale wtedy IOD podlega tym samym wymogom, co powołany obowiązkowo. Powołanie dobrowolne nie oznacza obowiązków w węższym zakresie.

Czy Inspektorem może być osoba spoza organizacji?

Tak. Art. 37 ust. 6 RODO wprost dopuszcza wykonywanie zadań na podstawie umowy o świadczenie usług. Rozwiązanie zewnętrzne bywa prostsze pod względem niezależności, bo pracownik pełniący funkcję IOD łatwiej wchodzi w konflikt interesów: kierownik działu kadr nie może nadzorować własnych procesów.

Kto odpowiada, gdy dojdzie do naruszenia?

Administrator, nie Inspektor. Art. 38 ust. 3 RODO zakazuje wydawania IOD instrukcji co do sposobu wykonywania zadań i karania go za ich wykonywanie. To celowe: Inspektor ma formułować także niewygodne wnioski. Odpowiedzialność za decyzje pozostaje po stronie organizacji, która je podejmuje.

Ile kosztuje obsługa zewnętrznego IOD?

Zależy od liczby procesów, liczby lokalizacji i tego, czy organizacja ma już rejestr czynności. Punktem wyjścia jest zawsze przegląd stanu faktycznego, bo wycena bez niego obarczona jest zbyt dużym błędem. Widełki podajemy po pierwszej rozmowie, która jest bezpłatna.

Co się dzieje, gdy przyjdzie kontrola UODO?

Prowadzimy ją po stronie organizacji: przygotowujemy dokumentację, uczestniczymy w czynnościach, przygotowujemy wyjaśnienia i odpowiadamy na wezwania. W praktyce kontrola weryfikuje dwie rzeczy – czy dokumenty istnieją i czy odpowiadają temu, co dzieje się naprawdę. Rozbieżność między nimi jest najczęstszym źródłem zastrzeżeń.

Czy funkcja Inspektora ma w Państwa organizacji odpowiednie zaplecze?

Pierwsza rozmowa jest bezpłatna.

Umów rozmowę