Strona głównaUsługiSerwis klauzul informacyjnych
Klauzule informacyjne pod jednym adresem, zawsze w aktualnej wersji
Zamiast rozsyłać PDF-y mailem i zastanawiać się, którą wersję klauzuli widział klient w zeszłym roku, dostają Państwo własny serwis z historią zmian. Każda klauzula ma trwały adres, datę obowiązywania i wersję, a serwis wygląda jak część Państwa strony.
Sami korzystamy z tego rozwiązania. Klauzule, które widzą Państwo pod naszymi formularzami, prowadzimy dokładnie w ten sposób – auraco.notice-gdpr.info.
Na czym polega problem
Klauzula żyje dłużej niż plik, w którym ją wysłano
Obowiązek z art. 13 i 14 RODO ma każdy administrator. Trudność zaczyna się później: przy pytaniu, jaką treść widziała konkretna osoba w dniu, w którym podawała dane.
Klauzula wklejona w regulamin, stopkę maila i formularz papierowy rozjeżdża się po pierwszej aktualizacji
Nikt nie potrafi odtworzyć, która wersja obowiązywała dwa lata temu, gdy przychodzi wniosek albo kontrola
Wersja angielska powstaje osobno i po roku mówi coś innego niż polska
Zmiana adresu spółki oznacza przeszukanie kilkunastu dokumentów w różnych działach
Co dostają Państwo
Własny serwis klauzul pod Państwa adresem
Wersjonowanie z historią
Każda klauzula ma numer wersji i daty obowiązywania. Poprzednie wersje pozostają dostępne, więc da się wykazać, co widziała osoba w danym dniu.
Stały odnośnik i kod QR
Odnośnik prowadzi wprost do wybranej klauzuli. Można go wstawić pod formularzem, w stopce wiadomości albo w umowie, a w postaci kodu QR także na tablicy w recepcji.
Siedem języków
Polski, angielski, niemiecki, francuski, hiszpański, rosyjski i chiński, prowadzone równolegle pod jednym adresem. Serwis rozpoznaje język przeglądarki i proponuje wyłącznie przygotowane wersje.
Eksport PDF i wydruk
Każdą klauzulę, również w wersji archiwalnej, można pobrać jako plik PDF zgodny z normą PDF/UA albo wydrukować. Przydaje się przy dokumentacji papierowej i w załącznikach do umów.
Kopiowanie jednym kliknięciem
Treść klauzuli trafia do schowka gotowa do wklejenia w formularz, system kadrowy albo wiadomość.
Państwa szata graficzna
Własna subdomena, logo z odnośnikiem do Państwa witryny, kolor tła i nagłówek. Jeżeli kolor nie zostanie wybrany, serwis dopasuje tryb jasny albo ciemny do ustawień urządzenia. Dla odwiedzającego to część Państwa strony, nie cudze narzędzie.
Podział na kategorie i wyszukiwarka
Klauzule porządkujemy według kategorii osób i uzupełniamy o załączniki oraz słownik pojęć. Odwiedzający znajduje swoją bez czytania wszystkich.
Licznik odsłon
Statystyka odsłon całego serwisu i poszczególnych klauzul pokazuje, które treści są czytane. To informacja przydatna przy wykazywaniu rozliczalności z art. 5 ust. 2 RODO.
Treści przygotowane przez nas
Nie dostają Państwo pustego narzędzia. Klauzule piszemy albo weryfikujemy, opierając się na praktyce audytowej, i aktualizujemy po każdej zmianie przepisów.
Integracja z Państwa systemami
Treść klauzul wraz z danymi organizacji można pobierać przez API i wyświetlać we własnej aplikacji, intranecie albo pod formularzem. Po zmianie wersji nowa treść pojawia się wszędzie naraz, bez przepisywania jej do każdego systemu osobno.
Jak to wygląda
Serwis, który widzi osoba czytająca klauzulę
Klauzule stoją pod trwałym adresem, z podziałem na kategorie i wyszukiwaniem. Odnośnik z formularza albo ze stopki wiadomości prowadzi wprost do właściwej klauzuli, a nie do pliku sprzed dwóch lat.
Tak wygląda nasz własny serwis. Państwa dostanie Państwa logo, kolory i adres.
Ten sam odnośnik trafia do umowy: jako krótki adres w paragrafie o danych osobowych i jako kod QR, który czytelnik skanuje telefonem. Gdy klauzula się zmieni, umowy nie trzeba aneksować – kod prowadzi do wersji aktualnej, a poprzednie zostają w historii.
Dla kogo
Sprawdza się tam, gdzie klauzul jest więcej niż kilka
Organizacje z rozbudowaną strukturą, gdzie klauzule powstają w kilku działach
Podmioty obsługujące klientów w kilku językach
Firmy, które przechodziły już kontrolę i wiedzą, o co pyta organ
Administratorzy, u których pełnimy funkcję IOD – wtedy serwis wchodzi w zakres obsługi
Jak zaczynamy
01
Przegląd klauzul, które już Państwo stosują
02
Uzupełnienie braków, podział na kategorie i tłumaczenia
03
Uruchomienie serwisu pod Państwa subdomeną, z logo i kolorystyką firmy
04
Aktualizacje przy każdej zmianie przepisów albo Państwa procesów
Nowe w serwisie
Jedna poprawka, wszystkie klauzule
Zmiana adresu urzędu albo inspektora ochrony danych oznaczała dotąd przeglądanie kilkudziesięciu dokumentów. W serwisie to jedna poprawka: adres UODO zmieniamy w bloku „Skarga do organu nadzorczego”, a nie w czterdziestu klauzulach w siedmiu językach.
Znaczniki z danymi organizacji
Nazwę firmy, adres siedziby i adres do korespondencji, NIP, REGON, KRS, dane kontaktowe i dane inspektora wstawiamy znacznikami, na przykład {{iod.email}}. Po zmianie nowe dane pojawiają się we wszystkich klauzulach i językach, a wersje archiwalne zachowują dane z okresu swojego obowiązywania.
Bloki wspólnej treści
Fragmenty powtarzane w wielu klauzulach, takie jak prawa osoby czy skarga do Prezesa UODO, prowadzimy jako bloki. Zmiana bloku obejmuje wszystkie klauzule, w których go użyto, a przed publikacją widać, gdzie występuje.
Kontrola przed publikacją
System nie dopuści do publikacji klauzuli, w której brakuje tłumaczenia bloku. Wersja angielska nie rozjedzie się z polską po cichu.
Znaki graficzne
Klauzula, którą widać, zanim się ją przeczyta
Artykuł 12 ust. 7 RODO dopuszcza, by informacje dla osób, których dane dotyczą, opatrzyć standardowymi znakami graficznymi. Zestaw takich znaków miała określić Komisja Europejska w akcie delegowanym. Od 2018 roku tego nie zrobiła, więc każdy administrator, który chce z tej możliwości skorzystać, musi sięgnąć po opracowanie autorskie.
Nasz zestaw obejmuje trzynaście pojęć, które wracają w każdej klauzuli. Trzy z nich występują w dwóch wariantach – osobny znak mówi, że dane trafiają poza EOG, osobny, że nie trafiają. Informacja o tym, czego nie robimy, bywa dla odbiorcy równie ważna. Znaki są dodatkiem do treści, nie jej zamiennikiem: klauzula pozostaje pełna, a grafika prowadzi wzrok do właściwego akapitu.
Klauzule prowadzone w serwisie możemy opatrzyć tymi znakami na życzenie administratora.
Dostępność cyfrowa
Potwierdzona walidacją, a nie tylko zadeklarowana
Art. 12 ust. 1 RODO wymaga przekazywania informacji w łatwo dostępnej formie. Część administratorów obowiązuje ponadto ustawa o dostępności cyfrowej podmiotów publicznych, a od 28 czerwca 2025 r. ustawa wdrażająca Europejski akt o dostępności.
Pliki PDF zgodne z normą
PDF/UA (ISO 14289-1) i PDF/A-3a: tagowana struktura, określony język i osadzone czcionki, więc czytnik ekranu odczytuje treść we właściwej kolejności. Zgodność potwierdza walidator veraPDF.
Strona dostępna dla każdego
WCAG 2.2 na poziomie AA: kontrast tekstu, uporządkowane nagłówki, opisane pola, pełna obsługa z klawiatury z widocznym fokusem. Serwis uwzględnia systemowe ustawienia animacji i kontrastu.
Przejrzysta deklaracja
Deklarację dostępności opracowujemy na podstawie testów automatycznych, sprawdzenia obsługi z klawiatury i walidacji plików PDF. Wskazuje także obszary, które wciąż doskonalimy.
Osobna usługa
Punkt kontaktowy dla osób, których dane dotyczą
Żądania z art. 15–22 RODO przychodzą różnymi drogami: mailem do działu sprzedaży, przez formularz kontaktowy, czasem listem na adres siedziby. Termin z art. 12 ust. 3 biegnie od wpłynięcia, niezależnie od tego, do kogo pismo trafiło i czy ktoś je odnotował.
Punkt kontaktowy zbiera te żądania w jednym miejscu i nadaje im bieg od pierwszej minuty. Usługę prowadzimy niezależnie od serwisu klauzul, choć oba narzędzia stoją pod tym samym adresem.
Co obsługuje
Dostęp do danych i kopia
Sprostowanie
Usunięcie
Ograniczenie przetwarzania
Przeniesienie danych
Sprzeciw wobec przetwarzania
Sprzeciw wobec decyzji zautomatyzowanej
Pod tym samym adresem co klauzule
Formularz stoi w Państwa subdomenie i w Państwa szacie graficznej. Osoba składająca żądanie nie trafia na obcy serwis, tylko zostaje tam, gdzie czytała klauzulę.
Potwierdzenie adresu przed rejestracją
Żądanie potwierdza się odnośnikiem z wiadomości. Odsiewa to zgłoszenia przypadkowe i utrudnia podszycie się pod cudzy adres, zanim sprawa w ogóle powstanie.
Każde żądanie staje się sprawą
Z datą wpływu, przedmiotem i terminem odpowiedzi. Widać, co jest w toku, kto się tym zajmuje i ile czasu zostało do końca miesiąca z art. 12 ust. 3.
Z bloga na ten temat
Pisaliśmy o tym szerzej
-
Zmiany w RODO 2025 – Digital Omnibus | Omówienie cz. 2. Przetwarzanie danych do celów badań naukowych
Jakie zmiany w RODO 2025 przewiduje pakiet Digital Omnibus dla badań naukowych? Omawiamy nową definicję w art. 4, uznanie badań za prawnie…
-
Nowe Prawo komunikacji elektronicznej (PKE) – co się zmienia?
PRAWO KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ (PKE) Art. 398 [Ochrona przed marketingiem bezpośrednim oraz przesyłaniem niezamówionych informacji handlowych] 1 Zakazane jest używanie: 1) automatycznych systemów…
Zobaczmy, ile klauzul mają Państwo dzisiaj i w ilu miejscach
Przegląd wstępny wykonujemy bezpłatnie.
